چگونه يك ايميل كاري مناسب بنويسيم ‍

حدود 28 درصد از ساعات كاري هفتگي صرف ارسال و دريافت ايميل مي شود

به گفته ی موسسه جهانی مک کینسی حدود 28 درصد از ساعات کاری هفتگی صرف ارسال و دریافت ایمیل می شود. با صرف چنین انرژی و زمانی برای ایمیل زدن سر کار، در ذهن داشتن مقررات جدید تاثیرگذاری شما را افزایش می دهد.

هدف: اول کار به آخرش فکر کنید. قبل از نوشتن یک ایمیل مشخص کنید که چه نتیجه ای می خواهید. آیا سعی دارید اجماعی تشکیل دهید؟ آیا می خواهید جلسه ای راه بیندازید؟ آیا در تلاش برای ایجاد تفاهم هستید؟ دلیل اولیه و یا خروجی مطلوب با الویت بالا، خطوط موضوع مختلف، طرح، لحن، انتخاب فونت، دریافت کنندگان، و غیره را ایجاد می کنند. اگر اول کار به آخرش فکر کنید در مسیر روشن هدف خود قرار می گیرید.

موضوع: پس از این که فهمیدید دنبال چه چیزی هستید، بحث استراتژیک خط موضوع مطرح می شود. فرصت جلب توجه خواننده را به علاوه ی وارد کردن او در چارچوب ذهنی مناسب از دست ندهید. مثلا فرض کنید شما در تلاشید که ایلمیلی به شخصی ارسال کنید که شما را نمی شناسد ولی توسط شخص دیگری به شما معرفی شده است. یک خط موضوع رایج می تواند "معرفی به خدمات اکمی" باشد. اما اگر مثلا از موضوعی مثل "معرفی از شخص تاثیرگذاری که هر دو میشناسیم (باربارا جانسون)" استفاده کنید احتمال باز شدن ایمیلتان بیشتر است. با آوردن منبع معرفی در موضوع، از یک غریبه به شخصی با الویت بالا تر تبدیل می شوید.

برای ارتباط از طریق ایمیل برای مسائلی که زمان در آنها مهم است می توانید از موضوعاتی مثل "گزارش فروش - نیاز به پاسخ سریع" و "جلسه مرور کاری - نیاز به پاسخ تا تاریخ معین" استفاده کنید. این روش مخصوص کسانی است که می دانید پاسخ می دهند، اما ممکن است پاسخ دادن به پیامتان عقب بیفتد یا پیامتان با ایمیل های غیرضروری دیگر مدفون شود. اگر انتظار فروش دارید این راه مناسبی نیست، زیرا زمانبندیتان برایشان نامربوط است مگر اینکه اگر کسی تا زمان معین پاسخ دهد صرفه جویی بزرگی در هزینه اتفاق بیفتد.

اگر موارد مختلفی دارید که نیاز است انتقال دهید یا به پاسخ خواننده نیاز است موضوعاتی مثل "سه سوال در مورد حساب میلر" یا "دو خبر در مورد پیشنهاد سیدنی" بسیار موثرند. وقتی تعداد مواردی را که پوشش داده می شوند وارد می کنید، خواننده می تواند تخمین بهتری از زمان و تلاش مورد نیاز داشته باشد. کسانی که سطحی مطالعه می کنند و یا فقط بند اول را مطالعه می کنند و بدون اینکه صفحه را تا پایین بخوانند پاسخ می دهند، به اندازه ی کافی آماده می شوند که به کل پیامتان پاسخ دهند. این امر همچنین شما را مجبور می کند پیامتان را سازمان دهید و به هدفتان برسید، چیزی که همه ی خواننده ها قدردان آنند.

محتوا: پیش‌نویسی از چیزی که میخواهید بگویید آماده کنید و سپس آن را مرور کنید تا ببینید که آیا مطالب الویت بالا (که در قدم اول هدف ایمیلتان بوده است) را منعکس می کند یا نه. اغلب، نویسنده ها جزییات و یا پس زمینه های بیش از حد نیاز ارایه می کنند مانند مساله ی ریاضی بچه ها که شش جزییات بی فایده و دو جزییات مفید مدفون در متن پاراگراف دارد.فهم چیزی را که می خواهید برای خواننده آسان کنید تا جوابی را بگیرید که می خواهید. آن ها همچنین می توانند در صورت کمبود اطلاعات درخواست اطلاعات بیشتری کنند. حداقل می دانید به جای خواندن ایمیلتان، از آن رد نشده اند.

هنگامی که پیامتان را مرور و اصلاح کردید، بار دیگر آن را برای گرامر، املا، رعایت حروف کوچک و بزرگ، علامت گذاری و چیدمان بهینه بررسی کنید. همچنین بار دیگر آن را بخوانید تا مطمئن شوید هنگام اصلاح، چیزی به صورت اتفاقی پاک نشده باشد. من طرفدار پر و پا قرص پاراگراف های کوتاه و شماره گذاری در صورت امکان هستم. خواننده ایمیل امروزه دوست ندارد نسخه ی کوتاه شده ی "جنگ و صلح" را بخواند.

خاتمه: این نقل قول که "فراق غمی است شیرین" هرگز در ارتباط با ایلمیلی کاری استفاده نمی شود. "روز خوبی داشته باشید" های دستوری، دینی و یا فوق احساسی را برای مکاتبات شخصی خودتان نگه دارید (مگر اینکه کارتان در یک مرکز مذهبی است). اگرچه می دانم که نیت شما خیر است اما خاتمه دادن های غیر حرفه ای خطر بیگانه سازی دریافت کنندگان را بالا می برد. یک "خالصانه" یا "با تشکر" ساده راه های مناسبی برای تمام کردن ایمیلتان در جهان هستند. همچنین مطمئن شوید که اطلاعات تماستان، پیوست های مربوط و لینک های مربوط به اطلاعات پوشش داده شده در ایمیل را وارد می کنید. اگر تمام موارد را وارد کنید (به جای ارجاع به پیام های قبلی یا سایت های دیگر که قدم های بیشتری می طلبند) جوابی سریعتر خواهید گرفت. قدم های بیشتر، بوسه ی مرگ در ایمیل هستند. از خواننده بخواهید کار کند و احتمالا در پاسخ تاخیر خواهید داشت و کار ایمیلتان نیز تمام است.

موفقیت در کار به مهارت های ارتباطی گره خورده است. یادگیری ارتباط موثر از طریق ایمیل دیگر چیزی دلخواه نیست بلکه یک ضرورت برای رشد حرفه است. مانند شبکه های اجتماعیتان (و عکس هایی که آرزو می کنید ای کاش پست نکرده بودید)، چیزی که با ایمیل میفرستید برای همیشه باقی می ماند. از استراتژی ای استفاده کنید که با هدف شروع می شود، با موضوعی فکر شده و پیامی موجز ادامه می یابد و پایانی جهت دار دارد. و شما در مسیر دریافت نتایج مورد نظرتان قرار دارید.